Continuité des activités et reprise après sinistre

Dimensional Fund Advisors LP et les membres de son groupe (collectivement, « nous » ou « Dimensional ») ont adopté une politique en matière de continuité des activités et de reprise après sinistre (la « politique ») dans le but d’assurer une continuité de nos opérations en cas de sinistre ou d’une autre perturbation. Afin de respecter cet engagement, Dimensional tient à jour un programme de continuité des activités et de reprise après sinistre (le « programme CA/AS »).

Le programme CA/AS tente de couvrir plusieurs types de perturbation des activités, définis au sens large comme tout événement qui empêche l’accès aux bureaux essentiels de Dimensional, qui limite considérablement l’utilisation, par Dimensional, de sa technologie, ou qui nuit considérablement à la capacité de Dimensional à communiquer avec les clients. Lors de toute perturbation, notre priorité est la sécurité des employés, puis le rétablissement des processus et des systèmes essentiels.

Le programme CA/AS est appuyé par des plans de continuité des activités, des plans de reprise après sinistre et des plans de l’équipe de gestion de crise (collectivement, les « plans ») qui comprennent des procédures en matière de reprise après sinistre propres à chaque emplacement et à chaque service ainsi que des coordonnées pouvant être utilisées pour que cet emplacement ou ce service puisse faire face à ses responsabilités en matière de reprise.

Gestion de crise

En cas de perturbation des activités, Dimensional a mis sur pied une équipe de gestion de crise (l’« EGC ») qui est composée de hauts dirigeants clés et de chefs de service qui dirigeront nos efforts de reprise. L’EGC travaille avec les équipes de gestion de crise locales (les « EGC locales ») chargées des bureaux ou des régions à l’échelle mondiale de Dimensional. Lors d’une perturbation, les responsabilités de l’EGC et des EGC locales comprennent la mise en branle des plans, la mise en œuvre des stratégies de reprise et la facilitation des communications. L’EGC et les EGC locales font des exercices réguliers et suivent des procédures d’escalade prédéterminées dans le but de repérer et de corriger tout problème aussi rapidement que possible dans des circonstances données.

Bien que ce soit l’EGC et les EGC locales qui dirigent les efforts de reprise lors d’un événement, tous les services de Dimensional sont tenus de mener à bien leurs processus essentiels et de maintenir les communications avec leurs clients et parties prenantes. Les plans des services contiennent des procédures et des coordonnées de personnes ressources pour aider à faire face à cette responsabilité.

Stratégies de reprise

Les sites de Dimensional sont géographiquement diversifiés. Les sites de négociation et d’exploitation de Dimensional sont équipés de solutions d’alimentation électrique et de générateurs redondants qui aident à poursuivre les activités essentielles en cas de panne de courant. Grâce à notre technologie mondiale et à notre infrastructure de réseau, l’objectif de Dimensional est de faire en sorte que les sites de négociation et d’activités se soutiennent les unes les autres en cas de scénarios de reprise majeurs en transférant les processus essentiels vers un autre site. De plus, il est prévu que des employées clés de chaque site travaillent de la maison et se connectent au réseau au moyen d’un réseau privé virtuel (RPV), ou l’équivalent, si cela est nécessaire en raison d’une interruption.

Nous disposons d’un centre de données principal sécurisé et d’un centre de données de sauvegarde qui sont situés dans des endroits distincts. Tous les sites de Dimensional sont liés par un réseau mondial assorti de connexions de sauvegarde des données à chaque site. Si le centre de données principal n’est pas disponible, les systèmes et données essentiels sont conçus pour être disponibles au centre de données de sauvegarde. Un système téléphonique à l’échelle de l’entreprise, doté de capacités de basculement et de redirection, assure des communications téléphoniques à l’échelle mondiale.

Nous nous attendons à ce que notre diversité géographique, notre redondance technologique et notre flexibilité en matière de communications nous permettent de poursuivre nos activités si l’un de nos bureaux ou centres de données devenait indisponible ou connaissait une interruption de service.

Reprise graduelle

En cas de panne technologique majeure, Dimensional a l’intention de rétablir nos systèmes graduellement, selon leur caractère essentiel pour les opérations. Les systèmes soutenant les processus essentiels à la mission sont rétablis en premier et les autres sont rétablis selon leur priorité relative. Notre politique de sauvegarde des données vise à ce que les données et les systèmes soient sauvegardés quotidiennement, stockés hors site et conservés conformément aux exigences réglementaires.

Amélioration continue

Chaque année, Dimensional réalise des exercices dans le but de valider les plans et les procédures et de les mettre à jour. Les exercices annuels peuvent comprendre des éléments de communication, de technologie et de reprise des processus essentiels. Les services effectuent des analyses annuelles d’impact sur les activités, ce qui permet de repérer les processus commerciaux essentiels de chaque service, les systèmes dont ces processus dépendent et des solutions de rechange en cas de défaillance du système. Cette analyse aide Dimensional à avoir une meilleure compréhension de son environnement commercial et technologique afin de lui permettre de poursuivre ses processus commerciaux essentiels en cas de sinistre.

La politique et les plans sont mis à jour régulièrement et revus par la haute direction de Dimensional dans le but de permettre à notre entreprise de respecter ses obligations envers les clients en cas de perturbation des activités.

Le plan de reprise et le présent résumé sont sujets à révision. Cet énoncé a été mis à jour le 17 mai 2021.