Le plan de continuité et de reprise d’activités après sinistre (PCA)

Dimensional Fund Advisors LP et ses sociétés affiliées (collectivement, « Dimensional ») ont défini des procédures pour pouvoir intervenir lors de situations d’urgence ou de catastrophes naturelles qui pourraient compromettre les activités régulières de Dimensional. Le plan de continuité et de reprise d’activités après sinistre (PCA) comprend des directives écrites qui visent à poursuivre l’exercice des fonctions essentielles et à rétablir les processus quotidiens dès que possible. 

Sommaire

Le plan de Dimensional vise à apporter une solution aux résultats des différentes causes d’une perturbation des affaires. Les perturbations des affaires comprennent tout événement qui empêche l’accès à l’espace de travail principal de Dimensional, limite l’utilisation de Dimensional à sa technologie ou affecte la capacité de communication de Dimensional.

 

 

Lors d’une perturbation quelconque, la priorité absolue de Dimensional demeure la reprise rapide des activités de placement et de courtage, et des télécommunications. L’équipe de gestion de crise, composée de principaux dirigeants, de personnel du secteur de la technologie, juridique, de courtage et des opérations, sera responsable d’assurer la reprise. Lors d’une brève interruption, d’autres bureaux peuvent être utilisés pour compléter les processus essentiels prédéfinis et pour assumer les fonctions essentielles. Lors d’une interruption à plus long terme, le personnel du site concerné peut être transféré vers d’autres sites de Dimensional. Si l’interruption a une incidence défavorable sur la communication avec les clients ou si l’interruption en question est assez grave pour être jugée comme préoccupante par les clients quant aux capacités opérationnelles de Dimensional, l’équipe facilitera de nouvelles méthodes de communication et transmettra aux clients des messages sur l’état de l’interruption, le cas échéant. Au cours d’un événement, tous les services de Dimensional doivent compléter leurs processus critiques et veiller à maintenir la communication avec leurs clients et les intervenants. Les plans des services englobent des procédures et des listes de personnes-ressources permettant de se conformer à cette responsabilité.

 

 

Les sites de Dimensional comprennent trois bureaux situés aux États-Unis, soit à Austin (siège social), Santa Monica et Charlotte. Des bureaux d’opérations et d’activités de courtage ont également pignon sur rue à Londres, Singapour, Sydney et Tokyo. On retrouve à Amsterdam, Berlin, Melbourne, Toronto et Vancouver des emplacements de bureau satellite. Nous avons un centre de données principal et un centre de données de reprise d’activités secondaire dans deux emplacements distincts. Tous les sites sont reliés par un réseau MPLS avec des connexions pour les données de sauvegarde/redondantes à chaque site. Le centre de données secondaire héberge les données et les systèmes essentiels redondants qui permettent un basculement advenant la neutralisation du centre de données principal. Un système VoIP à l’échelle de la société, avec des capacités de basculement et de transfert, permet les communications téléphoniques mondialement. Pour les interruptions de communication à l’extérieur du système VoIP, les fournisseurs de services de télécommunication offrent un acheminement en cas de catastrophe pour traiter les appels entrants. Cette diversification de la technologie permet à Dimensional de poursuivre ses activités même si l’un de ses bureaux ou de ses centres de données est neutralisé ou est affecté par une interruption.

 

 

En cas d’importante perte sur le plan technologique, le PCA définit le rétablissement progressif des systèmes. Ceux qui prennent en charge les processus essentiels à la mission sont rétablis en premier avec une durée maximale d’interruption admissible (DMIA) de deux à quatre heures; les autres systèmes sont rétablis conformément à leur ordre prioritaire. Les technologies de palier inférieur qui sont importantes pour le bon fonctionnement des opérations, mais qui ne sont pas essentielles, ont une DMIA de trois à sept jours. La politique de sauvegarde des données de Dimensional exige la sauvegarde quotidienne des données et des systèmes, leur stockage à l’extérieur du site et leur conservation jusqu’à sept ans en fonction des exigences réglementaires.

 

 

Dimensional mène une fois l’an plusieurs exercices pour s’assurer que les composantes du plan sont pertinentes et que les détails du processus sont à jour. Les exercices annuels visent à tester les solutions de reprise technologique, la reprise de l’interruption des activités des bureaux, les communications d’urgence et l’activation de l’équipe de gestion de crise.

 

 

Si un événement neutralisait l’accès à un bureau de Dimensional, d’autres bureaux pourraient se charger de certaines fonctions opérationnelles. Nous vous présentons ci-après les coordonnées des différents bureaux :

 

 

Austin: +1 (512) 306-7400
Charlotte: +1 (704) 448-8000
Santa Monica: +1 (310) 395-8005
London: +44 (20) 3033-3300
Sydney: +61 (2) 8336-7100
Tokyo: +81 (3) 6267-1600
Singapore: +65 6340 1300

Le PCA a été approuvé par le conseil d’administration de Dimensional Fund Advisors Inc. (maintenant connue comme Dimensional Fund Advisors LP) lorsqu’il a été initialement adopté dans le cadre des procédures et des politiques de conformité d’ensemble de la société. Depuis son adoption, le conseil a été mis au courant des changements importants apportés au PCA.
La haute direction procède à une révision et à une mise à jour annuelle du PCA, avec comme objectif de permettre à notre société de respecter ses obligations envers les clients en cas de perturbation des affaires.

Le plan de reprise et le présent sommaire sont sujets à des révisions. Une copie imprimée peut être obtenue sur demande. La présente déclaration a été mise à jour le 25 juillet 2016.