Le plan de continuité et de reprise d’activités après sinistre (PCA)

Dimensional Fund Advisors LP et ses sociétés affiliées (collectivement « Dimensional ») s’efforcent d’assurer la continuité de leurs activités en cas de sinistre ou autre perturbation. Pour respecter cet engagement, nous avons élaboré un plan de continuité des activités et de reprise après sinistre (PCA) qui comporte des directives visant à assurer la poursuite des processus essentiels à la mission.

Le plan de Dimensional traite de divers types de perturbation des activités qui peuvent être définis, de manière générale, comme tout événement qui empêche l’accès aux bureaux essentiels de Dimensional, restreint de manière significative l’utilisation de la technologie de Dimensional ou affecte substantiellement la capacité de celle-ci à communiquer avec ses clients. Lors de toute perturbation, la sécurité de nos employés demeure notre priorité, suivie de la remise en marche des processus et des systèmes essentiels.

Gestion de crise

En cas de perturbation des activités, Dimensional a créé une équipe de gestion de crise (EGC), composée de principaux dirigeants et de chefs de service, qui dirige le rétablissement des activités. Lors d’une perturbation, les responsabilités de l’EGC comprennent la mise en oeuvre des plans de continuité des activités et de reprise après sinistre, l’implantation de stratégies de reprise et la facilitation des communications. L’EGC organise régulièrement des exercices et suit une série préétablie de procédures d’escalade en vue de cerner et de traiter les problèmes le plus rapidement possible selon les circonstances.

Bien que l’EGC dirige les efforts de rétablissement au cours d’un événement, tous les services de Dimensional sont responsables d’effectuer leurs processus essentiels et de maintenir les communications avec les clients et les parties intéressées. Les plans de chaque service contiennent des procédures et des listes de contact permettant de remplir ces obligations.

Stratégies de rétablissement

Les sites de Dimensional sont géographiquement dispersés. Les sites de négociation et des opérations sont équipés de systèmes d’alimentation électrique/génératrices redondants qui permettent de poursuivre les opérations essentielles en cas de panne de courant. Grâce à notre technologie et à notre infrastructure de réseaux mondiales, nos services de négociation et d’opérations peuvent s’entraider, quel que soit le scénario de rétablissement, en transférant les fonctions essentielles à un autre site. De plus, les employés clés de chaque site peuvent travailler à la maison et se connecter au réseau en utilisant, au besoin, un réseau privé virtuel (RPV) ou l’équivalent lors d’une interruption.

Nous avons un centre de données principal sécurisé et un centre de sauvegarde des données situés à des endroits distincts. Tous les sites sont connectés à un réseau mondial comportant des connexions de sauvegarde des données à chaque endroit. Si le centre de données principal n’est pas disponible, les données et systèmes essentiels sont conçus de façon à être disponibles au centre de sauvegarde des données. Un système téléphonique couvrant l’ensemble de l’entreprise et comportant des fonctionnalités de basculement automatique et de réacheminement des appels assure les communications téléphoniques à l’échelle mondiale.

Notre diversification géographique, la redondance de nos technologies et la souplesse de nos communications nous permettent de poursuivre nos activités au cas où un de nos bureaux ou centre de données ne fonctionne plus ou subit une interruption.

Rétablissement par niveaux

En cas d’interruption technologique majeure, Dimensional compte rétablir ses systèmes par niveaux, selon leur importance pour l’exercice de ses activités. Les systèmes appuyant les processus essentiels à la mission sont rétablis en premier tandis que les autres sont remis en état selon leur ordre relatif d’importance. Notre politique de sauvegarde des données vise à effectuer quotidiennement une sauvegarde des données et des systèmes, à les entreposer à l’extérieur des sites et à les conserver selon les exigences réglementaires.

Amélioration continue

Chaque année, Dimensional mène des exercices pour valider et mettre à jour les plans et processus de continuité des activités et de reprise après sinistre. Les exercices annuels peuvent inclure des éléments de rétablissement des communications, des technologies et des processus essentiels. Les services effectuent des analyses annuelles d’impact sur l’entreprise qui déterminent les processus d’affaires essentiels dans chaque service, les systèmes nécessaires à ces processus et des solutions de rechange en cas de défaillance des systèmes. Cette analyse permet à Dimensional de mieux comprendre son environnement technologique et d’affaires pour lui permettre de poursuivre ses processus essentiels en cas de sinistre.

Le Conseil d’administration de Dimensional Fund Advisors Inc. (maintenant « Dimensional Fund Advisors LP ») a d’abord approuvé le PCA inclus dans les politiques et procédures générales de conformité de l’entreprise. Depuis cette approbation, le Conseil a été informé des modifications importantes apportées au PCA. Ce plan est mis à jour annuellement et est revu par la haute direction afin de permettre à notre entreprise de remplir ses obligations envers les clients en cas de perturbation de ses activités.

Le plan de reprise des activités et le présent résumé peuvent être modifiés. Cet énoncé a été mis à jour le 7 décembre 2018.